Verbindungsstelle der Bundesländer
beim Amt der NÖ Landesregierung
     
per Email: vst@vst.gv.at
     
     








ZAHL
DATUM
CHIEMSEEHOF

20002-2002/8/928-2006
10.1.2007
 POSTFACH 527, 5010 SALZBURG

BETREFF

TEL (0662) 8042 -
2175
Digitale Langzeitarchivierung digLA 1.0.0
FAX (0662) 8042 -  3076
Bezug: VST-1712/271
stabsstelle@salzburg.gv.at
Ablehnung
     
     
     



Sehr geehrte Damen und Herren!

Mit Schreiben vom 6.12.2006 wurde vom Bundeskanzleramt im Wege der Verbindungsstelle der Bundesländer ein Vorschlag zur digitalen Langzeitarchivierung (digLA 1.0.0) übermittelt. Dazu wird wie folgt festgestellt:
Im übermittelten Vorschlag werden Anforderungen und Musterabläufe im Bereich der Langzeitarchivierung beschrieben. Von den Autoren wird davon ausgegangen, dass alle Aufzeichnungen, wie "Schreiben und Urkunden samt den damit in Zusammenhang stehenden Karten, Plänen, Zeichnungen, Siegel, Stempel mit deren Anlagen einschließlich der Programme, Karteien, Ordnungen und Verfahren, um das Schriftgut auswerten zu können", für eine Langzeitarchivierung in Frage kommen.
Der vorliegende Vorschlag beschreibt mögliche bzw. wahrscheinliche Szenarien, die im Einzelfall wiederum an die jeweiligen verwaltungsorganisatorischen Gegebenheiten angepasst werden müssen. Aus diesem Grund können die "Best practice"-Vorschläge auch nur bedingt als allgemeine Empfehlungen angesehen werden. So sind auch die Beispiele für die Klassifizierung des Bundes (Nr. 8 G, S. 26-28) und die Festlegung der Schutzfristkategorien "D" und "V" (Nr. 8 H, S. 28) nicht als verbindliche Empfehlung sondern als mögliche Beispiele anzusehen.
Darüber hinaus werden im vorliegenden Dokument Vorschläge gemacht, die einer weiteren Klärung bedürfen. So wird bspw. vorgeschlagen, dass zu archivierende Dokumente in ein Langzeitarchivformat konvertiert werden sollen, um eine längerfristige Lesbarkeit zu erreichen. Gleichzeitig aber wird festgestellt, dass Dateien, die nicht verlustfrei in ein Langzeitformat übergeführt werden können (z.B. MS Word-Dokumente) zusätzlich auch als Originaldateien aufzubehalten sind. Dies setzt jedoch zwingend voraus, dass die Programme, die zum Öffnen der Originaldateien notwendig sind, ebenfalls aufbehalten werden müssen. Wenn also notwendig ist, dass sowohl Originaldateien als auch die dazugehörenden Programme archiviert werden, dann erübrigt sich eine Konvertierung in ein Langzeitarchivformat.
Zusammengefasst wird auf Grund der Beispiele angeregt, den Vorschlag des Bundeskanzleramtes im Sinne der Kooperationsvereinbarung (e-gov-koop 2.0.1) als weniger verbindliches "White Paper" zu klassifizieren.

Mit freundlichen Grüßen 
Für die Landesregierung
Mag. Hans Christof Zeller-Lukashort

K:
Herrn Hofrat Dr. Fritz Koller, Leiter Landesarchiv
Herrn DI Peter Mittendorfer, Leiter Landesinformatik